Résumé :

La Fédération des sciences humaines est à la recherche d'un(e) adjoint(e) aux services aux congressistes, afin d'aider à planifier et à exécuter le Congrès des sciences humaines, une conférence annuelle qui rassemble plus de 8 000 universitaires provenant de tous les coins du pays.  Cette année, la conférence aura lieu du 28 mai au 4 juin 2010, à l'université Concordia, à Montréal.

Le (la) candidat(e) travaillera au bureau d'Ottawa, lors de la préparation de l'événement et accompagnera l'équipe du Congrès à Montréal, pour aider à l'exécution de la conférence. 

Fonctions et obligations détaillées :

En préparation du Congrès, les obligations comprendront :

• Aider au processus d'embauche, incluant la correspondance, le triage, les entrevues et la répartition des travailleurs contractuels pour le Congrès
• Aider à élaborer des procédés pour le Bureau des services aux congressistes (préparer des cahiers de renseignements, FAQ, cartes, listes de renseignements supplémentaires, etc.)
• Aider à la rédaction du cahier des étudiants et de la FAQ
• Aider le responsable de la planification de l'événement et le directeur du Congrès à accomplir les autres tâches logistiques, selon le besoin
• Aider le registraire du Congrès à effectuer les inscriptions (au besoin)

Sur les lieux du Congrès, les obligations comprendront :

• Aider à l'installation et à la dotation en personnel du bureau des services aux congressistes
• Aider à répondre aux questions et aux besoins des congressistes
• Coordonner les étudiants travaillant sur les lieux : contrôler les présences, contrôler la sortie et le retour des radios et des appareils; chercher la solution aux problèmes, sur demande
• Aider à la table des programmes des associations, au besoin

Compétences :

Le (la) candidat(e) idéal(e) aura les compétences qui suivent :

• Expérience antérieure à coordonner bénévoles/étudiants/personnel
• Expérience en service à la clientèle (rapports avec le public) et dans l'organisation d'événements (à grande ou petite échelle)
• Être capable de régler des situations difficiles avec tact et diplomatie
• Être confortable dans un milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide et posséder des capacités supérieures pour régler les problèmes
• Avoir d'excellentes compétences dans l'utilisation d'un ordinateur (Microsoft Office, Excel) et de l'expérience dans l'utilisation de logiciels de multipostage
• Parler couramment l'anglais et avoir des connaissances pour parler et écrire le français

Il s'agit d'un emploi contractuel d'une durée de 6 à 8 semaines, commençant au milieu ou vers la fin d'avril

Faire parvenir votre CV et une lettre d'introduction au plus tard le 26 mars à :

Marie-France Watson
mfwatson@fedcan.ca

À remarquer que nous communiquerons avec vous seulement si votre demande est choisie pour plus ample examen.