La boîte à outils du comité organisateur vise à fournir aux responsables de programmes et coordinateurs locaux des outils et ressources sur la planification de conférences. Voici des outils permettant de gérer les programmes de votre association (appel de communications, soumissions de documents, résumés analytiques, etc.) ainsi que des outils pour s'occuper des aspects logistiques de votre réunion (services de traiteur, équipement audiovisuel, budgets, etc.).

Souvenez-vous que le secrétariat du Congrès est toujours prêt à vous offrir de l'aide touchant toute question ou préoccupation. Communiquez avec nous.

Outils de planification

Open Conference System (OCS)
La Fédération encourage à nouveau l'utilisation d'Open Conference Systems (OCS), grâce auquel les associations peuvent planifier et promouvoir leur conférence.

Mis au point par le Public Knowledge Project de l'UBC et de l'Université Simon Fraser, OCS est un outil d'édition Web gratuit qui vous permet de créer une présence Web complète pour votre(vos) séance(s) lors du Congrès des sciences humaines 2009.

Voici quelques-unes des fonctions qu'offre OCS :

• Créer un site Web de conférence;
• Afficher et distribuer un appel de communications;
• Accepter électroniquement les soumissions de communications et de résumés analytiques;
• Afficher les actes des conférences.

L'ABC d'OCS
Les détails sur l'utilisation d'OCS se trouvent dans le Guide OCS de la Fédération ainsi que sur le site Web d'Open Conference Systems. Pour amorcer la configuration de votre site, veuillez communiquer avec Kevin Stranack par courriel.

Veuillez visiter les sites Web suivants pour de plus amples ressources à l'intention des planificateurs de réunions :

Le magazine et site Web Meeting News offre un guide de plannification en anglais qui s'appelle : Meeting Planner's Handbook. Ce guide exhaustif vous fournira des conseils sur la gestion de la sélection d'un site, les aspects juridiques, l'inscription, l'hébergement, les aliments et boissons, les conférenciers, le matériel audiovisuel, la logistique sur place et la gestion des risques.

Meetingsnet.com
Ce site fournit les plus récentes nouvelles, les rapports et les tendances à propos de tous genres de réunions d'associations, y compris des comptes rendus sur les aliments et boissons, la commercialisation de votre réunion et comment augmenter la participation.

Corbin Ball Associates héberge un excellent site Web regorgeant de conseils sur la planification de réunions, y compris une base de données comprenant plus de 100 articles sur la technologie des réunions et la planification d'événements. Il met également à l'honneur une vaste liste de signets (près de 3 000 hyperliens) menant vers les sites Web favoris des planificateurs de réunions.